Ingin Arsip Dikelola Baik, Dishub Kaltim Sosialisasi Kearsipan

DETAKKaltim.Com, SAMARINDA : Dinas Perhubungan (Dishub) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) melaksanakan Kegiatan Sosialisasi Kearsipan di lingkungan Dinas Perhubungan, di Hotel Horison, Samarinda, Rabu (20/7/2022).

Kegiatan Sosialisasi Kearsipan dengan tema “Tata Kelola Arsip Dinamis Aktif dan Arsip Inaktif Guna Terciptanya Tertib Sadar Arsip di Lingkungan Dinas Perhubungan Provinsi Kalimantan Timur”, dibuka Kepala Dishub Kaltim Arih Franata Filifus (AFF) Sembiring dihadiri Pegawai Dishub Kaltim.

Dalam sambutannya, AFF Sembiring memaparkan pentingnya kegiatan ini. Dan menegaskan agar tidak meremehkan mengelola arsip.

“Jangan meremehkan dalam mengelola arsip-arsip yang ada, agar arsip-arsip yang ada terkelola dengan baik,” kata AFF Sembiring.

Narasumber Pertama dalam kegiatan ini adalah Dewi Susanti, ia seorang Arsiparis Ahli Madya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur.

Dewi memaparkan pengertian arsip sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi, dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik Kemasyarakatan dan Perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

“Adapun tujuan penyelenggaraan dari kearsipan yaitu, menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah. Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpecaya,” jelas Dewi

Selain itu, lanjutnya, menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Baca Juga :

• Komisi 3 DPRD Balikpapan Apresiasi Langkah Dishub Lakukan Penertiban Truk
• Dishub Kaltim Sosialisasi Penilaian Penghargaan Panji-Panji Keberhasilan

“Menjamin keselamatan aset nasional dalam Bidang Ekonomi, Sosial, Politik, Budaya, Pertahanan, serta Keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa,” sambungnya.

Narasumber Kedua adalah Rachmadiana, Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Provinsi Kalimantan Timur.

Ia membahas berdasarkan fungsinya arsip terbagi menjadi dinamis dan statis. Dinamis itu sendiri terbagi menjadi aktif dan inaktif.

Lalu komposisi dari arsip yaitu, 25 % frekuensi kegunaan informasi masih aktif (arsip aktif), 30 % frekuensi kegunaan informasi sudah mulai berkurang/menurun (arsip inaktif), 35 % informasi sudah tidak bernilai guna lagi dan dapat dimusnahkan, 10 % informasi dapat di simpan dalam jangka yang lama (permanen / arsip statis).

Selanjutnya syarat penyusunan klasifikasi arsip disusun berdasarkan tugas dan fungsi organisasi, logis, sistematis, kronologis, sederhana, fleksible, luwes dan dapat mengikuti perkembangan (up to date), berlaku umum dalam organisasi, menggunakan kode untuk mempermudah pengenalan klasifikasi arsip, disusun secara berjenjang dimulai dari masalah pokok (primer) sub masalah ( sekunder) dan sub – sub masalah (tersier). (DETAKKaltim.Com)

Sumber : Dishub Kaltim/Diolah

Editor   : Lukman